Informace o zpracování osobních údajů. Poučení o právech v souvislosti s ochranou osobních údajů

 

Cestovní agentura tímto podává informace o zpracování osobních údajů (dále též „OÚ“) a o právech souvisejících s jejich zpracováním v souvislosti s poskytovanou službou. Nakládání s OÚ se řídí platnými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“).

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o vašich právech souvisejících se zpracováním OÚ. Doporučujeme vám, abyste si informaci pečlivě přečetli a v případě jakýchkoli nejasností se na cestovní agenturu obrátili.

 

Co se rozumí osobními údaji?

Osobními údaji jsou veškeré údaje o fyzické osobě, na základě kterých lze konkrétní fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat (např. jméno, příjmení, titul, pohlaví, věk a datum narození, osobní stav, fotografie (resp. jakékoliv zobrazení podoby), rodné číslo, místo trvalého pobytu, státní občanství, telefonní číslo, e-mail, údaje o zdravotní pojišťovně, o zdravotním stavu (fyzickém i psychickém), otisk prstu, podpis).  

 

Kdo je správcem OÚ?

Správcem OÚ je cestovní agentura.   

 

Co je základem pro zákonné zpracování OÚ?

Pro zákonné zpracování OÚ Nařízení vymezuje podmínky:

1. subjekt údajů (dále též „SÚ“) udělil souhlas se zpracováním svých OÚ pro jeden či více konkrétních účelů;
2. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je SÚ, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto SÚ;
3. zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
4. zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů SÚ nebo jiné fyzické osoby;
5. zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
6. zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu OÚ, zejména pokud je SÚ dítě.

 

Jaký je rozsah zpracovávaných OÚ cestovní kanceláří a agentur?

Cestovní kancelář/agentura zpracovává OÚ SÚ v rozsahu: titul, jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, místo trvalého pobytu (ulice a číslo, obec, PSČ), státní občanství, telefonní číslo, e-mail, číslo cestovního dokladu, bankovní spojení, kontakty na blízké osoby.

 

Jaký je účel a doba zpracování?

Cestovní kancelář/agentura zpracovává a uchovává OÚ za podmínek stanovených platnou právní úpravou, zejména v souladu s ustanovením čl. 6 odst. 1 Nařízení, k těmto zákonným účelům: pro uzavření a plnění smlouvy o zájezdu/potvrzení o zájezdu, smlouvy o poskytnutí služeb cestovního ruchu, resp. pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost SÚ. Pokud by SÚ tyto osobní údaje neposkytl, pak by nebylo možné smlouvu uzavřít.

OÚ budou zpracovávány pro zajištění služeb cestovního ruchu pro SÚ. Zákazník jako SÚ je srozuměn, že jeho OÚ budou v nezbytném rozsahu poskytnuty ke zpracování dalším subdodavatelům služeb, kteří jsou součástí realizace zájezdu (např. dopravci, ubytovací zařízení, průvodci, delegáti, pojišťovny apod.)

Dále pak OÚ budou zpracovávány pro účely oprávněného zájmu cestovní agentury a plnění právní povinnosti, např.:

vedení vnitřní evidence zákazníků/zaměstnanců / klientů,

přímý marketing,

účetnictví cestovní agentury,

vyřizování reklamací,

uplatňování nároků.

OÚ budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro plnění závazku a zajištění vzájemných práv a povinností cestovní agentury, pro účely oprávněného zájmu cestovní agentury a pro plnění právních povinností po dobu stanovenou příslušnými předpisy, např. zákona o účetnictví, o archivnictví.

 

Jak a kým jsou OÚ zpracovávány?

OÚ SÚ jsou zpracovávány automatizovaně v elektronické formě v zabezpečeném úložišti a manuálně pracovníky cestovní agnetury, přičemž OÚ jsou uchovávány v zabezpečené místnosti. Správce i zpracovatel jsou zavázáni přijmout taková technická, organizační a personální opatření, aby byly splněny základní zásady ochrany OÚ, zejména zaheslování počítačů, ve kterých se OÚ zpracovávají, uzamykání OÚ v tištěné podobě do uzamykatelných skříní, zpracování OÚ pouze odpovědnými osobami, proškolenými jak s OÚ nakládat, a zavázanými zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvědí v souvislosti s poskytováním služeb.

OÚ budou dále zpracovávány dalšími zpracovateli:  právní poradci,  účetní služby – zpracování účetnictví,  daňoví poradci, dodavatelé služeb cestovního ruchu, např. dopravci, ubytovatelé, průvodci, delegáti apod., s nimiž má cestovní agentura uzavřeny smlouvy o zpracování OÚ.

Správce má úmysl předávat osobní údaje do třetí země spolupracujícímu subjektu pro plnění služeb na jeho území.

Pro případ předání OÚ zpracovateli do třetích zemí - mimo EU - jsou určeny standardní smluvní doložky, které jsou přílohou Rozhodnutí Komise ze dne 05. února 2010 o standardních smluvních doložkách pro předávání osobních údajů zpracovatelům usazeným ve třetích zemích, které má Správce uzavřeny.  

Při zpracování OÚ nebude docházet k automatizovanému rozhodování či profilování.

Pokud by pro zpracování OÚ byl potřebný souhlas, tak tento souhlas musí být písemný, jasně odlišitelný, srozumitelný, snadno přístupný, svobodný, s vymezením konkrétního účelu a SÚ jej může kdykoliv odvolat e-mailem na kmtour@kmtour.cz nebo telefonicky na +420 516 454 447.

 

 

Jaká jsou práva subjektu údajů?

SÚ má právo:

1. požádat  cestovní agneturu o poskytnutí informací o zpracování OÚ a získat OÚ, které poskytl,

2. aby cestovní agentura bez zbytečného odkladu opravila nebo doplnila nepřesné či neúplné OÚ o něm, i poskytnutím dodatečného prohlášení,
3. aby cestovní agentura bez zbytečného odkladu vymazala OÚ, které se ho týkají, a cestovní agentura má povinnost OÚ bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených Nařízením:

• OÚ již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
• SÚ odvolal souhlas, na jehož základě byly OÚ zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování,
• SÚ vznesl námitku proti tomu být předmětem rozhodování založeného na automatizovaném zpracování jeho OÚ a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro takovéto jejich zpracování nebo vznesl námitky proti zpracování OÚ; nástroje automatizovaného zpracování nejsou cestovní agenturou využívány,
• OÚ byly zpracovány protiprávně,
• OÚ musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje, 

4. aby cestovní agentura omezila zpracování OÚ, v případech stanovených Nařízením.
5. na přenositelnost OÚ, které se ho týkají a jež poskytl cestovní agentuře ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu cestovní agentura bránila, a to v případech stanovených Nařízením, přičemž se toto nesmí dotknout práv a svobod jiných osob,
6. na odvolání uděleného souhlasu,
7. podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7), pokud se domnívá, že došlo k porušení právních předpisů v souvislosti s ochranou jeho OÚ.
8. vznést námitku proti zpracování OÚ, které se ho týkají, pokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody cestovní agentuře převažují nad jeho oprávněnými důvody.